home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software of the Month Club 1996 August / Software of the Month Club 1996 August.iso / pc / dos / biz / instapay / laser95 / usw3___2.hr5 < prev   
Text File  |  1995-10-12  |  9KB  |  213 lines
  1. &l8c66pe66F&s0C)0U)s1p6vsb4T(0U(s1p8vsb4T&l5.33C&a9c4.5r9L(s1BBox a - Control number. -(sB This is an
  2. optional box which you may use for
  3. numbering the whole transmittal.
  4. &a8.61R(s1BBox b - Kind of Payer. -(sB Mark the checkbox
  5. that applies to you. (s1BMark only one box.(sB If
  6. you have more than one type, send each with
  7. a separate Form W-3.
  8. &a13.61R941. - Mark this box if you file (s1BForm 941,(sB
  9. Employer's Quarterly Federal Tax Return, and
  10. no other category applies.
  11. &a17.61R     Military. - Mark this box if you are a
  12. military employer sending Forms W-2 for
  13. members of the uniformed services.
  14. &a21.6R     943. - Mark this box if you file (s1BForm 943,(sB
  15. Employer's Annual Tax Return for Agricultural
  16. Employees, and you are sending forms for
  17. agricultural employees. For nonagricultural
  18. employees, send their Forms W-2 with a
  19. separate Form W-3.
  20. &a28.61R     CT-1. - Mark this box if you are a railroad
  21. employer sending Forms W-2 for employees
  22. covered under the Railroad Retirement Tax
  23. Act (RRTA). Do NOT show employee RRTA
  24. tax in boxes 3 through 7. These boxes are
  25. ONLY for social security and Medicare
  26. information. If you also have employees who
  27. are subject to social security and Medicare
  28. taxes, send each group's Forms W-2 with a
  29. separate Form W-3. Mark the 941 box of the
  30. Form W-3 used to send the Forms W-2 for
  31. employees subject to social security and
  32. Medicare taxes.
  33. &a42.6R     Hshld. - Mark this box if you are a
  34. household employer sending Forms W-2 for
  35. household employees.
  36. &a46.6R     Medicare government employee. - Mark
  37. this box if you are a U.S., state, or local
  38. agency filing Forms W-2 for employees
  39. subject only to the 1.45% Medicare tax. See
  40. (s1BGovernment Employers (sBin the (s1BInstructions(sB
  41. (s1Bfor Form W-2(sB for additional information.
  42. &a53.72R(s1BBox c - Total number of statements. -(sB Show
  43. the number of completed individual Forms
  44. W-2 you are transmitting. Do not count void
  45. or subtotal statements.
  46. &a58.71R(s1BBox d - Establishment number. -(sB You may
  47. use this box to identify separate
  48. establishments in your business. You may
  49. file a separate Form W-3, with Forms W-2,
  50. for each establishment even if they all
  51. have the same EIN; or you may use a
  52. single Form W-3 for all Forms W-2.
  53. &a67.71R(s1BBox e - Employer's identification number. -(sB
  54. Enter the nine-digit number assigned to you
  55. by the IRS. The number should be the same as
  56. shown on your Form 941 or 943 and in the
  57. following format: 00-0000000. (s1BDo not use(sB
  58. (s1Ba prior owner's EIN. See Box h on this(sB
  59. (s1Bpage.(sB If available, use the label sent to
  60. you with Pub. 393 that shows your name, address,
  61. and EIN.  Place the label at the top of box e
  62. in the space provided. Use of the label speeds
  63. processing. Make any necessary corrections
  64. on the label.
  65.      If you do not have an EIN when filing your
  66. Form W-3, enter "Applied For" in box e, not
  67. your social security number.
  68. &a83.71R(s1BBox f - Employer's name. -(sB This entry
  69. should be the same as that shown on your
  70. Form 941 or 943. If available, use the label
  71. sent to you with Pub. 393.
  72. &a87c4.5r87L(s1BBox g - Employer's address and ZIP code.(sB
  73. (s1B-(sB If available, use the label sent to you with
  74. Pub. 393. Make any necessary corrections on
  75. the label. See (s1BBox e(sB.
  76. &a9.6R(s1BBox h - Other EIN used this year. -(sB If you
  77. have used an EIN (including a prior owner's
  78. EIN) on Form 941 or 943 submitted for 1995
  79. that is different from the EIN reported
  80. on Form W-3 in box e, enter the other EIN
  81. used.
  82. &a16.61R(s1BBox i - Employer's state I.D. number. -(sB This
  83. number is assigned by individual states
  84. where your business is located. You may
  85. want to complete this box if you use copies of
  86. this form for your state returns. If reporting for
  87. two states, keep each I.D. number separated
  88. by the broken line.
  89. &a24.6R(s1BBoxes 1 through 10. - (sB Enter the totals
  90. reported in boxes 1 through 10 on Forms
  91. W-2 being transmitted.
  92. &a28.61R(s1BBox 11 - Nonqualified plans. -(sB Enter the
  93. total amounts in box 11 on Forms W-2. Do
  94. not show a code.
  95. &a32.1R(s1BBox 12 - Deferred compensation. -(sB Enter the
  96. total of the amounts with codes D - H
  97. reported in box 13 on Forms W-2. The
  98. amounts you should report are for 401(k),
  99. 403(b), 408(k)(6), 457(b), and 501(c)(18)(D)
  100. plans. Do not include section 457(f) plans. Do
  101. not list each plan separately. Report these
  102. amounts as one lump sum on Form W-3
  103. without a code.
  104. &a42.11R(s1BBox 13 - Adjusted total social security(sB
  105. (s1Bwages and tips. -(sB The amount reported in
  106. this box in most cases should be the total
  107. social security wages and social security tips
  108. reported to the IRS on your Forms 941 or 943
  109. for 1995. To get to the adjusted total of
  110. social security wages and social security tips,
  111. you must take into account any current year
  112. adjustments in social security wages and tips
  113. shown on Form 941 (or 941c) or 943. Do not
  114. include prior year adjustments in the
  115. adjusted total for the current year. If this
  116. amount does not match the total of the
  117. amounts shown in boxes 3 and 7, you should
  118. determine why there is a discrepancy and
  119. keep record of it. See (s1BReconciling Forms(sB
  120. (s1BW-2, W-3, and 941.(sB
  121. &a60.1R(s1BBox 14 - Adjusted total Medicare wages and(sB
  122. (s1Btips. -(sB Generally, the amounts reported in this
  123. box should agree with the total Medicare
  124. wages and tips reported to the IRS on Forms
  125. 941 or 943 for 1995. See (s1BBox 13 (sBabove
  126. for more information. If this amount does not
  127. match the amount shown in box 5, Medicare
  128. wages and tips, you should determine why
  129. and keep record of it.
  130. &a70.11R(s1BBox 15 - Income tax withheld by(sB
  131. (s1Bthird-party payer. -(sB Complete this box if you
  132. have employees who had income tax
  133. withheld on third-party payments of sick pay.
  134. Show the total income tax withheld by
  135. third-party payers on payments to all your
  136. employees. Although this tax is included in
  137. the box 2 total, it must be separately shown
  138. here.
  139. &a80.1R(s1BSick Pay. -(sB Sick pay paid to an employee by
  140. a third-party, such as an insurance company
  141. or trust, requires special treatment at
  142. yearend because the IRS reconciles an
  143. entity's Forms 941 with the Forms W-2 and
  144. W-3 filed. If the third-party payer does not
  145. notify the employer about sick pay payments,
  146. the third-party payer should prepare Forms
  147. W-2 and W-3 with respect to the employee.
  148. See Pub. 952.
  149. &l6C&a165c4r165L(0U(s1p10vs1b4TReconciling Forms W-2, W-3, and
  150. 941
  151. (0U(s1p8vsb4T&l5.33C&a8.61RWhen there are discrepancies between
  152. amounts reported on Forms 941 filed with the
  153. IRS and Forms W-2 and W-3 filed with the
  154. SSA, we must contact you to resolve the
  155. discrepancies. This costs time and money,
  156. both for the Government and for you the
  157. employer.
  158. &a16.61R     To eliminate errors that can cause
  159. discrepancies -
  160. &a19.61R     (s1B1.(sB Report bonuses as wages and as social
  161. security and Medicare wages on Forms W-2
  162. and 941.
  163. &a23.61R     (s1B2.(sB Report both social security and
  164. Medicare wages and taxes separately on
  165. Forms W-2, W-3, and 941.
  166. &a27.6R     (s1B3.(sB Report social security taxes on Form
  167. W-2 in the box for social security tax
  168. withheld, not as social security wages.
  169. &a31.61R     (s1B4.(sB Report Medicare taxes on Form W-2 in
  170. the box for Medicare tax withheld, not as
  171. Medicare wages.
  172. &a35.72R     (s1B5.(sB Make sure the social security wage
  173. amount for each employee does not exceed
  174. the annual social security wage base. There
  175. is no wage base limit on Medicare wages and
  176. tips.
  177. &a41.82R     (s1B6.(sB Do not report noncash wages not
  178. subject to social security or Medicare taxes as
  179. social security or Medicare wages.
  180. &a45.82R     To reduce the discrepancies between
  181. amounts reported on Forms W-2, W-3, and
  182. Form 941 -
  183. &a49.82R     (s1B1.(sB Be sure the amounts on Form W-3 are
  184. the total amounts from Forms W-2.
  185. &a52.81R     (s1B2.(sB Reconcile Form W-3 with your four
  186. quarterly Forms 941 by comparing amounts
  187. reported for -
  188. &a56.82R(0B(s0p10h12v0s1b0T|(0U(s1p8vsb4T Social security wages, social security tips,
  189. and Medicare wages and tips. The amounts
  190. may not match if, for example, you made
  191. adjustments for the current year on Form
  192. 941c. In this case, the amounts reported In
  193. boxes 13 and 14 of Form W-3 should include
  194. Form 941c adjustments only for the current
  195. year (i.e., if the Form 941c adjustments
  196. include amounts for a prior year, do not
  197. report those adjustments on the current year
  198. Forms W-2 and W-3).
  199. &a68.82R(0B(s0p10h12v0s1b0T|(0U(s1p8vsb4T Social security taxes and Medicare taxes.
  200. The amounts shown on the four quarterly
  201. Forms 941 including current year adjustments
  202. should be approximately twice the amounts
  203. shown on Form W-3.
  204. &a74.82R(0B(s0p10h12v0s1b0T|(0U(s1p8vsb4T Advance earned income credit.
  205. &a76.65R     Amounts reported on Forms W-2, W-3,
  206. and 941 may not match for valid reasons. If
  207. they do not match, you should determine that
  208. the reasons are valid. Keep your
  209. reconciliation in case there are inquiries from
  210. the IRS or the SSA.
  211. &l8C(0U(s1p6vsb4T&a15c63.8RCopyright (c) 1995 form software only CPSystems, Inc.
  212. (0U(s1p8vsb4T&a63.8R&a5082.8HForm (s1BW-3 (sB(1995)
  213. &l8ce66F(8U(sp10h12vsb3T&acrL